Você já deve ter participado de reuniões que não foram iniciadas pontualmente, que não tinham pauta clara, que não contaram com uma moderação adequada ou que terminaram muito depois do combinado (ou nem tinha um horário de término definido). Esses são sintomas claros de uma comunicação ineficiente e que gera desperdícios de recursos financeiros, de tempo e de talento para a organização.
O setor de saúde já tem avançado na discussão da comunicação e os possíveis mecanismos e a importância do gerenciamento dos fluxos informacionais das organizações prestadoras de serviços de saúde. Mas o excesso de reuniões administrativas e clínicas (em quantidade e em duração) ainda é um ponto que merece destaque como necessidade prioritária para as mudanças positivas que almejamos nas unidades de saúde públicas e privadas.
Temos retorno do investimento em reuniões?
Para alguns, isso pode inclusive soar incoerente: “se precisamos tanto melhorar a comunicação nos hospitais e clínicas, por qual motivo as reuniões seriam um problema? Elas não são uma forma de comunicação?”. Eis aqui o ponto: as reuniões são cruciais para a cultura de excelência que queremos construir na gestão em saúde do país, entretanto precisamos capacitar as equipes para saberem como planejar de forma mais efetiva os fóruns de discussão no âmbito da saúde.
Financeiramente essa é uma conta fácil de ser realizada: calculando o valor da hora de trabalho de cada um dos profissionais presentes na reunião, multiplicando pelo tempo de duração e a frequência em que esses encontros ocorrem chegaremos ao custo para que tenhamos as reuniões. E aqui entra a grande pergunta: a instituição está recebendo o retorno desse investimento? As melhorias estão acontecendo?
As reuniões são um gargalo em vários perfis de unidades de saúde?
E apesar de parecer algo que seria mais comum em unidades de saúde com uma liderança e equipes ainda em desenvolvimento ou com processos em estruturação, acabamos por nos surpreender ao conhecer diferentes cenários no país (e no mundo) em que até mesmo as organizações com elevada maturidade e gestão podem acabar caindo em um ciclo natural de uma agenda lotada de reuniões, que ainda podem sim, trazer alguns resultados positivos em curto e médio prazo, mas que ainda têm um alto custo considerando o tempo investido pelos envolvidos versus o real retorno de mudanças positivas.
Então independentemente de qual o perfil do hospital, clínica ou serviço, se você se identificou com esse cenário de excesso de reuniões improdutivas, não se desespere. Se o diálogo está acontecendo isso é um bom sinal. Não podemos caminhar para o outro extremo em que as reuniões não aconteçam. Precisamos encontrar o caminho do meio: manter uma cultura colaborativa e uma comunicação eficiente com um uso otimizado dos recursos envolvidos.
A cultura da reunião está afastando o paciente do centro do cuidado?
É indiscutível o poder de um bom alinhamento para a melhoria das ações administrativas e clínicas, impactando diretamente em um melhor cuidado ao paciente, desde que o tempo dedicado não seja superior à assistência que precisa ser realizada e as execuções gerenciais a serem empreendidas para garantir ainda mais valor ao cliente/usuário.
Por um tempo foi necessário investirmos em treinamento para fortalecer a equipe de saúde em competências comunicacionais e trazendo ferramentas e metodologias para auxiliar a melhoria da comunicação entre os profissionais de saúde, atendendo, inclusive, a meta nacional de segurança do paciente. Nas instituições em que já foi possível alcançar resultados importantes nesse sentido precisamos agora investir em uma nova etapa: a otimização dessas ferramentas. Estamos conseguindo realizar as reuniões clínicas com o melhor tempo possível, focando nas informações necessárias e saindo dali com decisões e reflexões claras para todos?
Reuniões efetivas e com propósito: como reestruturar os alinhamentos na saúde
Ainda dá tempo de melhorar a efetividade da sua organização de saúde. Aqui vão algumas dicas que podem servir como um checklist para otimizar as reuniões e as práticas comunicacionais da sua equipe. E caso não seja possível fazer isso para toda a unidade, comece pelo menos com seu próprio setor ou equipe. O exemplo é a melhor forma de engajar as outras pessoas e setores nas mudanças necessárias.
- Estabeleça a reunião como um dos recursos possíveis, e não como resposta automática para qualquer problema.
- Diferencie reuniões, treinamentos e o que pode ser comunicado por escrito, isso vai ajudar a otimizar os encontros;
- Modele, como liderança, o exemplo de reuniões curtas, decisivas e orientadas a resultados.
- Desenvolva e implemente um guia institucional com diretrizes claras sobre reuniões eficazes.
- Defina claramente os níveis de decisão na organização: o que deve ser decidido em cada instância (estratégica, tática, operacional).
- Mapeie todos os comitês e reuniões recorrentes, definindo seu propósito, frequência e participantes ideais. A partir dessa análise, faça uma reorganização das reuniões, extinguindo os encontros que se sobrepõem, por exemplo.
- Padronize as reuniões obrigatórias com pauta prévia, tempo definido, ata e responsáveis por cada ação.
- Implemente canais alternativos à reunião, como relatórios executivos, dashboards, e-mails estruturados e comunicação assíncrona.
- Implante indicadores de eficiência de gestão, como tempo médio em reuniões, taxa de decisão versus discussão, e número de ações efetivadas.
- Conduza reuniões com base em dados e resultados, e não apenas em atualizações e relatos informais.
- Realize avaliações periódicas sobre a relevância e o impacto das reuniões em cada área.
- Capacite líderes para planejar, conduzir e encerrar reuniões de forma objetiva e colaborativa.
- Incentive os gestores a desenvolverem autonomia para tomar decisões sem depender de reuniões para tudo.
- Ensine o time a diferenciar tipos de reuniões: decisão, alinhamento, acompanhamento e cocriação.
- Promova semanas sem reuniões para estimular revisão de práticas ou mesmo um dia da semana em que não devemos agendar reuniões.
- Teste ferramentas digitais que facilitem a comunicação assíncrona (vídeos breves, mural de tarefas, gravações, plataformas colaborativas).
- Estimule perguntas críticas antes de planejar cada reunião: “Essa reunião é realmente necessária?”, “quem precisa participar?”, “o que queremos alcançar de resultado?”.
- Construa uma agenda estratégica com os temas prioritários que justificam reuniões e trate os demais assuntos de forma ágil e objetiva por outros meios.
Transformar a cultura de reuniões na saúde é uma questão de produtividade e de responsabilidade com o tempo, o talento e, principalmente, com o paciente. Cada hora que dedicamos a uma reunião precisa ser vista como um investimento que deve gerar retorno concreto em forma de decisões, melhorias e impacto real nos processos assistenciais e gerenciais.
Se queremos liderar organizações mais ágeis, sustentáveis e centradas no paciente, precisamos aprender a gerir nosso tempo com o mesmo rigor que aplicamos aos nossos indicadores assistenciais. Reuniões com propósito, duração controlada e foco em resultados são parte essencial dessa nova lógica de gestão em saúde. A mudança começa com pequenas ações, mas exige consciência coletiva de que o excesso pode comprometer o que mais valorizamos: o cuidado eficiente e seguro.
