Apesar dos mandatos de retorno ao escritório de alto perfil de artistas como Amazon, AT&T, Dell e até o governo dos EUA, muitas organizações continuam apoiando os funcionários que trabalham remotamente. De acordo com uma pesquisa da Gallup de novembro de 2024, 26% dos trabalhadores dos EUA com empregos com capacidade remota trabalham fora do escritório em período integral.
Abraçar o trabalho remoto abre as portas para que os funcionários localizem em diferentes partes do país ou regiões diferentes do mundo – e isso aumenta a probabilidade de funcionários individuais serem afetados por emergências que ocorrem longe da sede corporativa, variando de simples quedas de poder a tempestades catastróficas, incêndios florestais, terremotos e outros desastres naturais.
Somente nos EUA, 90 grandes desastres relacionados ao clima foram declarados em 2024, de acordo com uma análise dos dados federais conduzidos pelo Instituto Internacional de Meio Ambiente e Desenvolvimento. Os pesquisadores estimam que 137 milhões de americanos – cerca de 41% da população – vivem em áreas que estavam sob grandes desastres ou declarações de emergência no ano passado.
Quando o desastre ocorre, os funcionários podem ficar sem eletricidade, internet ou serviço de célula por dias ou semanas. Eles podem ter que evacuar suas casas. Eles podem estar lutando com a perda de familiares, amigos ou vizinhos.
Assim como as organizações têm planos de mitigação e recuperação de desastres para os principais escritórios e data centers, elas devem estar preparadas para apoiar funcionários remotos em situações de desastre que provavelmente nunca encontraram antes. Os empregadores devem aconselhar os trabalhadores sobre o que fazer, fornecer recursos adicionais e, acima de tudo, garantir que sua saúde mental seja atendida.
Isso pode parecer um trabalho para o RH – e é – mas é responsabilidade garantir que os funcionários remotos tenham as ferramentas necessárias para manter o contato durante um desastre, proteger dados confidenciais em seus dispositivos e ajudá -los a voltar ao trabalho quando for seguro.
As organizações que cuidam de seus funcionários quando mais precisam ver benefícios na forma de maior envolvimento, produtividade e retenção: quem não gostaria de trabalhar para um empregador que realmente se preocupa com o seu bem -estar?
Conversamos com líderes de tecnologia e especialistas em recuperação de desastres por seus conselhos sobre como as empresas podem se preparar e apoiar funcionários remotos que enfrentam uma situação de desastre.
Planeje o pior por meio de simulações
O Dr. Oliver Schlake, diretor do Programa BSE Scholars da Universidade de Maryland e instrutor de sobrevivência por 40 anos, diz que há um componente cultural significativo na preparação para desastres – ou a falta dela.
As pessoas costumam preferir o “herói” a “pessoa que está fazendo a manutenção contínua”, diz ele. Por exemplo, as pessoas saudarão o bombeiro que resgata uma vítima de uma casa em chamas, mas não o zelador que muda a bateria no detector de fumaça que ajuda a impedir a propagação de fogo em primeiro lugar.
Como resultado dessa tendência cultural, as organizações sub-investimos em ferramentas, recursos e programas necessários para a preparação para desastres. “Não há ROI na confiabilidade deles até que (um desastre) aconteça. E é por isso que muitas organizações cortam esses sistemas de backup”, diz ele.
Para evitar esse pensamento míope, os líderes empresariais devem se preparar bem antes de qualquer desastre. Embora as empresas possam oferecer treinamento de preparação para desastres em uma sala de aula, Schlake recomenda simulações práticas para maior eficácia. Por exemplo, a organização pode desligar sua intranet ou forçar os funcionários a desligar sua conexão habitual à Internet para imitar um desastre em que a conectividade é limitada.
Schlake apresenta empresas que conduzem esses exercícios a uma estrutura de tomada de decisão chamada Regra de três. “Você basicamente usa intervalos de tempo de três – três segundos, três minutos, três horas, três dias, três semanas, três meses – para priorizar suas atividades em uma situação de desastre”, diz ele.
O objetivo não é para os líderes empresariais e os funcionários responderem perfeitamente a um desastre simulado. Em vez disso, é para ajudá -los a identificar lacunas que eles podem abordar antes que ocorra uma crise real.
Por exemplo, durante um exercício, uma organização B2B que trabalha com Schlake percebeu que, se sua voz sobre o sistema de protocolos da Internet (VoIP) fosse interrompida, seus funcionários não poderiam fazer chamadas de clientes. Para mitigar esse risco, a empresa comprou cerca de 100 telefones queimadores, pré-programou e os armazenou para uso de emergência. A previsão foi recompensada: seis ou sete meses depois, quando um desastre impedia os funcionários de chegarem no local, os telefones se tornaram essenciais para manter o relacionamento com os clientes.
As organizações chegarão a suas próprias realizações únicas por meio dessas simulações, que devem incluir trabalhadores remotos e híbridos, bem como aqueles que trabalham no escritório em período integral. Se uma empresa descobrir que não tem meios de se comunicar com trabalhadores remotos em um poder ou interrupção da Internet, por exemplo, pode decidir equipar esses trabalhadores com ferramentas adicionais de comunicação ou criar outros planos de contingência.
Proteger dispositivos de funcionários
Dependendo do desastre, o escritório de casa de um funcionário remoto pode estar indisponível: pode ter sido devastado por um incêndio ou inundação, ou eles podem estar sob ordens de evacuação de autoridades locais ou federais.
Nesses casos, os funcionários que, de outra forma, não são afetados pelo desastre, podem ir a cafeterias, bibliotecas ou outros locais públicos para se conectar à Internet e continuar trabalhando. Esses ambientes tornam as organizações mais propensas a ataques cibernéticos, diz Jocelyn Rhindress, gerente sênior de iniciativas de recursos de negócios da Federação Canadense de Negócios Independentes (CFIB).
Durante uma interrupção de uma empresa de telecomunicações canadenses em 2022, os trabalhadores remotos tiveram que correr esse risco exato. “Muitos trabalhadores em casa reuniram lugares para lugares-cafeterias e restaurantes de serviço rápido-para usar seu Wi-Fi público”, diz ela. “Portanto, um grande problema são apenas redes inseguras.”
Para mitigar esse risco, o departamento de TI da organização precisa garantir que os funcionários recebam as ferramentas certas para proteger informações confidenciais, como redes privadas virtuais (VPNs), diz Kris Lahiri, CSO e co-fundador da Egnyte. Como todo o planejamento de desastres, a instalação de VPNs e outras ferramentas de segurança nos laptops dos trabalhadores deve ser feita bem antes de um desastre real.
Ajuda com ‘planejamento de recuperação de desastres pessoais’
Além dos riscos de segurança cibernética, ser forçado a deixar seu ambiente doméstico apresenta aos funcionários outro desafio significativo: a perda potencial de artefatos pessoais, de documentos fiscais e herança familiar a fotos estimadas.
Lahiri refere -se ao processo de salvaguardar itens como “Planejamento de Recuperação de Desastres Pessoais” e observa que esse aspecto do apoio do trabalhador é frequentemente negligenciado. Embora as empresas tenham experiência em migrar servidores de escritórios locais para equipes distribuídas, poucas consideraram como apoiar os funcionários em nível pessoal, diz ele.
Lahiri pede que as equipes de TI adotem uma abordagem mais empática e amplie seu escopo para incluir o planejamento de recuperação de desastres para os escritórios domésticos dos funcionários.
“É importante ajudar essas pessoas a pensar: ‘Ei, você já pensou em suas coisas pessoais? Como, onde você mantém seus objetos de valor? Você está se certificando de que seus arquivos fiscais e outras informações financeiras sejam apoiadas em algum lugar?'”, Ele diz.
Alguns podem ver aconselhar os funcionários sobre a recuperação de desastres pessoais como além do papel do departamento de TI. No entanto, Lahiri argumenta que essa orientação é essencial como parte do mandato mais amplo da organização para garantir a segurança e o bem-estar dos funcionários.
Mitigar os riscos entre as geografias
Além de atender às necessidades de funcionários individuais, as empresas também devem ter uma visão macro de sua força de trabalho para se preparar para desastres. À medida que as empresas se tornam não apenas mais remotas, mas também mais globais, a compreensão dos locais dos funcionários se torna crucial.
“Como empresa, eu monitorava onde estão todos os meus trabalhadores remotos”, diz Schlake, da Universidade de Maryland. O objetivo é ajudar as empresas a criar planos de contingência quando um desastre está no horizonte para um local específico.
“Quando vejo que há uma crise chegando em uma determinada área, posso tomar medidas preventivas”, diz ele. Por exemplo, se um tufão estiver se aproximando das Filipinas, uma empresa poderá planejar como compensará se, por exemplo, 5% de sua força de trabalho baseada nas Filipinas perderá acesso à Internet.
Para manter a continuidade dos negócios, as empresas devem prestar atenção especial às funções críticas dos negócios. A contratação e o treinamento devem ser abordados com uma mentalidade global, permitindo que os trabalhadores de backup em diferentes locais intervirem quando os desastres afetam geografias específicas, diz Lahiri, de Egnyte.
A Oxfam International adota esse tipo de abordagem estratégica para o gerenciamento da força de trabalho. De acordo com o CIO Kenny Kamal, a missão da organização de combater a desigualdade e a pobreza final geralmente exige responder a desastres e crises naturais em todo o mundo.
“Isso geralmente significa que a equipe e os parceiros da Oxfam estão respondendo ao gerenciar os riscos para si e para suas próprias comunidades”, diz ele.
Para enfrentar esse desafio, a Oxfam prioriza “os principais locais operacionais, em vez de pontos de extremidade individuais”, diz Kamal. Essa estratégia depende de hubs que suportam equipes híbridas em áreas afetadas por desastres. Esses hubs estão equipados com soluções de energia redundantes, conectividade da Internet de backup e recursos preposicionados, como kits de satélite e carregadores movidos a energia solar.
Com base nessa base, a Oxfam desenvolve vários planos de contingência para orientar os funcionários em situações de crise.
“Para se preparar para uma série de cenários, as organizações devem desenvolver planos de resposta a desastres escaláveis. Categorizando os desastres por impacto-localizado, regional ou em larga escala-as equipes podem seguir protocolos claramente definidos”, diz ele.
Coloque o bem-estar dos funcionários acima de tudo
A preparação para os desastres é um desafio complexo que exige que as empresas se concentrem na agilidade, redundância, flexibilidade, resiliência e continuidade dos negócios. Mas o bem-estar dos funcionários deve permanecer a principal prioridade.
O Rhindress do CFIB observa que em alguns locais, como Canadá, Saúde e Segurança, são componentes legalmente exigidos de qualquer plano de resposta a desastres. No entanto, as organizações devem ter como objetivo ir além da mera conformidade – começando com uma comunicação eficaz.
“Pode se resumir a compartilhar seu número de telefone celular pessoal ou garantir que haja uma maneira de seus funcionários sempre entrarem em contato com alguém”, diz ela.
Mario Jabbour, diretor de finanças e administrador do Project Hope, uma organização global de saúde e humanitária, ecoa essa perspectiva.
“Priorizar o bem-estar dos funcionários com recursos de saúde mental e expectativas equilibradas, juntamente com políticas claras, treinamento e guias de resposta a desastres, é essencial para navegar de maneira eficaz”, diz ele.
Kamal da Oxfam também defende o apoio à saúde mental, acordos de trabalho flexíveis e comunicação aberta. Como nenhuma organização executará o apoio aos funcionários perfeitamente, ele enfatiza a importância da auto-avaliação contínua.
“Após cada resposta a desastres, é essencial avaliar o que funcionou e o que não funcionou. Aprender com essas experiências permite que as organizações refinem seus planos e fortalecem sua resiliência coletiva”, diz ele.
Kamal enfatiza que, embora os desastres sejam inerentemente imprevisíveis, a preparação proativa pode mitigar significativamente seu impacto. “Ao focar na resiliência, flexibilidade e bem-estar de equipes híbridas, as organizações podem capacitar sua força de trabalho para navegar pelos desafios com confiança e continuar cumprindo sua missão quando mais importa”, diz ele.
Fonte: Computer World
