A nova IA do Outlook salva seu calendário

Podemos admitir que a IA é surpreendentemente útil para e-mail? E alguma ferramenta adicional para ajudar a gerenciar nosso Outlook e e-mail poderia ser bem-vinda?

A Microsoft fez vários anúncios na segunda-feira, todos voltados para adicionar IA a aplicativos de negócios. A adição mais notável é que ele está expandindo seus modelos de OpenAI para a tecnologia por trás de Claude da Anthropic, e trabalhando-os em Word, PowerPoint e Excel. Mas também está ajustando o Outlook (aparentemente não com Claude) para permitir que o Copilot comece a aceitar, rejeitar e distribuir convites de calendário com base em uma série de fatores.

Se você se lembra de como a Cortana poderia redigir um e-mail rápido para você no Windows 10, ficará interessado em saber que a opção de bate-papo do Copilot agora também adicionou esse mesmo recurso.

Na minha opinião, redigir um e-mail é menos complicado do que gerenciar seu tempo. O Word já oferece a capacidade de escrever e editar do zero usando IA há algum tempo, e o Outlook também. As novas adições parecem ser um pouco complicadas – se você criar uma apresentação de slides no PowerPoint usando o Copilot, por exemplo, o PowerPoint criará uma apresentação completa sem a capacidade de ajustar um slide usando IA.

Com o Outlook, agora você pode redigir um e-mail, mas o Copilot irá editá-lo de forma colaborativa com você: ele está enquadrado corretamente? Inclui as informações corretas? Ele tem o tom correto? (Claro, toda a edição e polimento podem levar tanto tempo quanto escrever a coisa.) A Microsoft está adicionando isso à experiência do “Outlook moderno” hoje, para Windows, Web e o aplicativo móvel Outlook, e o mesmo vale para um e-mail criado na função de bate-papo do Copilot.

O Outlook também está adicionando preferências automatizadas de IA com base nas regras que você define, por meio de prompts como estes:

• Sempre aceito reuniões com meu gerente se eu estiver livre.
• Sempre recuse reuniões com “horário comercial” no título e remova reuniões canceladas.

É um bom primeiro começo. Obviamente, o que você define como regra por meio de um prompt ajudará a definir o quão útil é esse novo recurso. Mas um dos desafios que tenho é aceitar um horário e/ou local de reunião dependendo de uma série de partes móveis: outras reuniões, logística e assim por diante. Não quero recusar uma reunião que simplesmente não posso comparecer em um determinado momento; Talvez eu queira propor uma alternativa e tentar reagendá-la.

Microsoft

As preferências do Outlook AI parecem automatizar o processo de aceitação ou recusa de uma reunião. No entanto, um novo recurso separado, no Copilot Chat, permite resolver esse problema específico, de acordo com uma postagem no blog da Microsoft.

“No Copilot Chat, você pode solicitar uma reunião e o Copilot cuida da logística – disponibilidade, opções de horário e detalhes do convite – e depois mostra como cada opção se ajusta ao seu calendário do Outlook para que você possa confirmar aquela que funciona melhor”, diz a Microsoft.

Prompts como este devem funcionar: “Agende 30 minutos com /nome, /nome e /nome na próxima semana para decidir sobre o plano de lançamento do Projeto X. Reserve um quarto e inclua uma agenda.“

Microsoft

Supostamente, o Copilot mostrará um exemplo de calendário do Outlook para indicar se é ou não a melhor escolha. Ele está disponível agora para Microsoft 365 e “endpoints do Outlook”, o que significa que provavelmente o recurso é seu para experimentar agora mesmo no próprio Outlook, em vez de abrir uma janela de bate-papo do Copilot.

Acho que podemos concordar que a maioria das reuniões que marcamos se baseiam em vários fatores: o tema, a pessoa, o local ou todos os três. Você provavelmente desejará marcar uma reunião com seu chefe ou um cliente importante, mas dará menos prioridade a uma ligação não solicitada. Chamadas de vídeo consecutivas podem ser aceitáveis, mas alternar entre locais físicos levará tempo. Ter a IA ajudando a “saber” quais são essas considerações seria útil, especialmente se funciona, e se você pode confiar. Parece que todos precisaremos experimentar um pouco.